Hola, Factura Electrónica. Adiós, Factura en Papel

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Hola, Factura Electrónica. Adiós, Factura en Papel 150 150 ThinkIT

En la nueva era digital, la factura electrónica se ha tornado fundamental para optimizar los procesos financieros y administrativos. Sin embargo, también ha ido abriendo grandes interrogantes entre los empresarios. ¿Qué es la factura electrónica? ¿Cómo funciona? ¿Realmente tiene ventajas para mi empresa? ¿Será obligatoria? Si buscas respuestas, has llegado al sitio correcto. ¡Te lo contamos todo!

¿Qué es la Factura Electrónica?

El primer gran interrogante y, a su vez, el más fácil de responder. La factura electrónica es un documento tributario que se emite, envía y recibe en formato digital. Viene a reemplazar a la tradicional factura en papel y cuenta con validez legal y fiscal.

Este documento contiene información detallada sobre una transacción comercial, incluyendo los productos o servicios adquiridos, los precios, impuestos, y los datos tanto del emisor como del receptor.  igual que la de papel, sirve para justificar ciertas operaciones comerciales o financieras.

En definitiva, el concepto de factura es el mismo y los efectos legales, también. La única diferencia reside en que, el formato en el que se expide y se recibe, es electrónico. Aunque también hay que tener en cuenta que su expedición está sujeta al consentimiento de su destinatario. (algo que no ocurría en la forma tradicional).

factura electrónica

¿Cómo Funciona la Factura Electrónica?

El proceso de emisión de una factura electrónica implica la utilización de software especializado que genera el documento en formato digital. Una vez creada, la factura se firma electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad, y luego se envía al cliente a través de canales electrónicos seguros, como el correo electrónico o plataformas de intercambio de documentos.

¿Qué Datos Deben Incluir las Facturas Electrónicas?

Como hemos dicho anteriormente, las facturas electrónicas vienen cumpliendo el mismo rol que las facturas de papel tradicionales. Por este motivo, la información que debe aparecer en cualquier factura electrónica que se emita, es la misma que debería estar presente en su versión en papel. ¿Cuál es esta información? Pues todos aquellos datos requeridos relativos a la transacción realizada. Enumeramos aquellos datos obligatorios en ambos casos:

  • Datos relativos al emisor y receptor, incluyendo sus NIF.
  • Fecha de emisión y Fecha de Prestación de los Servicios.
  • Descripción de los bienes, servicios u operaciones concernientes.
  • Base Imponible
  • Tipo Impositivo e Impuestos aplicables.
  • Número de factura y serie (si aplica).

Leyes y normativas que rigen las facturas electrónicas:

La facturación electrónica se rige en el marco legal por ciertos requisitos que garantizan su legibilidad, autenticidad e integridad. (Puedes obtener más información sobre estos requerimientos en el  Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre).

Los aspectos relativos a esa legibilidad, autenticidad e integridad dentro del marco de las facturas electrónicas, vienen dados desde el propio programa de facturación y de las distintas formas de acreditación existentes. Como puede ser la ya conocida firma electrónica con certificado electrónico.

Sin embargo, próximamente está previsto que se exijan algunas condiciones más, a fin de optimizar y reforzar los aspectos mencionados. ¡Te lo contamos!

  • Deberán emitirse a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria o un software certificado.
  • Deberán llevar un código alfanumérico identificativo y un código QR.
  • El formato en que se emitan debe ser accesible para los destinatarios.
  • Incluirán el siguiente texto diferenciador: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VeriFactu’’.
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¿Qué Ventajas Ofrecen a las Empresas?

¡Ahora que ya sabes que son y cómo funciona el mundo de las facturas electrónicas, te contamos cuáles son las ventajas más significativas para las empresas!

  1. Ahorro de Tiempo y Recursos: Al eliminar procesos manuales propios de las facturas tradicionales, las empresas reducen la carga administrativa y optimizan sus recursos. Se agilizan procesos de facturación, reduciendo los tiempos de emisión, envío y recepción de facturas. Esto se traduce en mejoras significativas en la eficiencia operativa de las empresas.
  2. Mejora en la Gestión de Cobros y Pagos: La factura electrónica permite agilizar los procesos de cobro y pago, ya que facilita la conciliación de cuentas y la identificación de pagos pendientes de manera más eficiente.
  3. Reducción de Errores y Fraudes: La digitalización de las facturas minimiza los errores humanos y reduce el riesgo de fraudes, gracias a la incorporación de sistemas de validación, firmas electrónicas y la automatización de los procesos de facturación. Esto, aumenta la precisión en los registros contables, la integridad de los datos y mejora la toma de decisiones.
  4. Seguridad y Cumplimiento Normativo: La factura electrónica cuenta con sistemas de cifrado y firmas digitales que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos. Además, ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones fiscales y legales vigentes.
  5. Facilidad de Gestión y Almacenamiento: Estando en formato digital, las facturas son fáciles de gestionar y almacenar. Las empresas pueden guardar grandes volúmenes de documentos en servidores o en la nube, simplificando su acceso y consulta en cualquier momento y lugar.
  6. Mayor Control y Visibilidad: Proporcionan un mayor control y visibilidad sobre los procesos financieros y comerciales. Mediante el seguimiento en tiempo real del estado de las facturas y la generación de informes detallados, las empresas pueden tomar decisiones más informadas y anticiparse a posibles problemas o retrasos en los pagos.

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?

¡La última gran pregunta de la que todos quieren respuesta!

Aunque ahora es opcional, la implementación obligatoria de este formato de factura electrónica, para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales, se hará efectiva en el año 2025. El principal motivo para unificar todo lo relativo a la facturación de forma digital y a través de un mismo mecanismo, es erradicar la morosidad. Así como poder ejercer un mejor control de pagos entre empresas y autónomos.

En resumen, la factura electrónica representa un avance significativo en la gestión empresarial, ofreciendo eficiencia, seguridad y cumplimiento fiscal. Su adopción no solo beneficia a las empresas, sino que también contribuye al desarrollo de economías más transparentes y competitivas. ¡No esperes hasta 2025 para digitalizar tus facturas!

La Factura Electrónica es una de las soluciones que ofrece el Programa Kit Digital y desde Think’IT, siempre queremos ayudarte a dar el paso digital que tu empresa necesita. Si quieres familiarizarte ya con esta nueva forma de facturas, nuestro equipo se encarga de todo el proceso, su implantación y de enseñarte a usarlo de forma fácil y eficiente.

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